Die territoriale Zersplitterung in der Region vom Siegerland im Norden bis zum Untermain im Süden, vom Rhein im Westen bis in die Wetterau im Osten fand ihr Ende in Napoleonischer Zeit. Dem neu gebildeten Herzogtum Nassau (1806) fiel damit auch eine Reihe von Archiven der aufgelösten geistlichen und weltlichen Territorien zu.

Dies führte zu eine ersten Zentralisierung im Archivwesen, die in die Gründung eines Herzoglich-Nassauischen Zentralarchivs in Idstein mündete.

Die zuvor existierenden Haus- und Geheimarchive der nassauischen Fürsten in Dillenburg, Weilburg und Idstein hatten vorwiegend der Durchsetzung eigener Rechtsansprüche gedient.

Dies war umso wichtiger, als die früheren Territorien noch kein geschlossenes Staatsgebiet bildeten, sondern sich aus einer großen Zahl umstrittener Hoheitsrechte zusammensetzen. Wer bei einem vor dem Reichskammergericht angestrengten Prozess seinen gut gefüllten und geordneten Urkundenschrank öffnen konnte, der war gut gerüstet.

An eine allgemeine Einsichtnahme in Archivalien war nicht zu denken. Dies galt für die zentral zusammengefasste Überlieferung der herzoglich-nassauischen Regierungsbehörden im Idsteiner Archiv ebenso wie für die historischen Archive der seit 1806 nicht mehr existenten Territorien.

Mit der 1866 erfolgten Annexion des Herzogtums Nassau durch Preußen änderten sich die archivischen Zuständigkeiten: Das nassauische Zentralarchiv in Idstein wurde nun Regierungsarchiv für die Preußische Regierung in Wiesbaden sowie der anderen staatlichen Behörden im Regierungsbezirk und damit Preußisches Staatsarchiv.

Die unterstellten Filialarchive in Dillenburg, Hachenburg und Weilburg wurden aufgelöst und mit der Überlieferung im Zentralarchiv vereinigt.

Dieses im Idsteiner Schloss untergebrachte „Gesamtarchiv“ konnte den Aktenzuwachs bald nicht mehr bewältigen. Ein Neubau musste her.

Als Standort entschied man sich für den Sitz der alten herzoglich-nassauischen wie der neuen preußischen Regierungsbehörden: Wiesbaden.

1881 bezog das Archiv einen neoklassizistischen Archivzweckbau am östlichen Stadtrand, der von Baurat Hermann Helbig geplant worden war. Der Bau mit seinen großen Fenstern öffnete sich jedoch nur scheinbar der Öffentlichkeit.

Denn die Benutzungsmodalitäten änderten sich auch in preußischer Zeit nur wenig: Ohne Erlaubnis des Oberpräsidenten der Provinz Hessen-Nassau in Kassel war niemandem gestattet, Einsicht in die dort lagernden Archivalien zu nehmen. Notizen aus Archivalien waren vor der wissenschaftlichen Auswertung einem Archivbeamten zur Durchsicht vorzulegen.

Kein Wunder, dass sich die Anzahl der Benutzer damals nur auf 50 pro Jahr belief.

Mit der Gründung des Landes Hessen wurde das ehemalige Preußische Provinzialarchiv zum Hessischen Staatsarchiv. Zusätzlich übernahm es die Funktion als Ministerialarchiv.

Durch die vielen Neuzugänge aus den Registraturen der Ministerien und oberen Landesbehörden mit zentraler Zuständigkeit für das ganze Land Hessen waren die Kapazitäten trotz der 1908 und 1963 errichteten Anbauten ­ bald erschöpft.

Nach 1945 wurden die Benutzungsbedingungen deutlich liberalisiert, und das Verständnis von der Funktion der Archive begann sich zu wandeln.

Strafverfahren wegen der Verbrechen des NS-Regimes schärften den Blick für die aufklärerische Kraft des Archivguts. Gerade die „68er-Generation“ brachte den neueren Schriftquellen großes Interesse entgegen. Archive wurden zu Orten der Transparenz einer demokratischen Gesellschaft.

Mit dem Perspektivwechsel bot sich den Archivaren die Chance, die Benutzer und die archivarische Arbeit jetzt selbst ins Zentrum der baulichen Umsetzung zu stellen.

Ästhetisch ist der Archivbau des Jahres 1985 ein Kind seiner Zeit. Die zur dunklen Verblendung warm kontrastierenden Ziegelklinker erinnern noch an die ehemalige Ziegelei auf dem Grundstück des heutigen Archivs. Überall gefiel die prägnante Bauweise allerdings nicht: So wurde der noch unverblendete Bau mit einer Ölraffinerie verglichen.

Dank vorausschauender Planung erfüllt der Standort alle strategischen Ansprüche der Kundennähe, die man an die Lage eines Archivbaus stellen kann: In einem zentrumsnahen Wohngebiet – mit Anbindung an zwei der Hauptverkehrsadern der Stadt –, dazu fußläufig zum Hauptbahnhof gelegen, ist das Archiv von Benutzern und Behörden nicht weit entfernt.

Die Magazinfläche war auf einen Zuwachs für mindestens die nächsten 30 Jahre angelegt. Vorausschauend war zudem Platz für einen Magazin-Anbau vorgesehen.

Bis heute bestechend ist die Konzeption des Inneren: Bedürfnisse der Archivnutzer wurden mit den Anforderungen an archivische Arbeitsprozesse verknüpft. Lesesaal und Vortragssaal fanden entsprechend dem Gedanken der „Öffnung für die Benutzer“ im Erdgeschoss Platz. Einen Vortragssaal hatte es zuvor nicht gegeben, und auch die großzügige Ausstellungsfläche im Foyer war neu.

Die sinnvolle Anordnung von Funktionsräumen sollte die Arbeitsabläufe unterstützen. Die um das Magazin umlaufend gruppierten Büros und Werkstätten gewährleisten stets kurze Wege zu den Archivalien.

Dem Zeitgeist verpflichtet, achtete man auf Umweltschutz. Mit dem Einbau eines Blockheizkraftwerks beschritt man neue Wege: Die bei der Stromerzeugung anfallende Abwärme wurde den Heiz- und Kühlsystemen zugeführt und überschüssige Energie ins öffentliche Stromnetz eingespeist. Die Klimatisierung der Magazinräume war damit eigenständig und umweltverträglich zu leisten.

Auch die Innenausstattung wurde damals mit größter Sorgfalt bis ins kleinste Detail geplant: Um den Benutzern ein ruhiges Arbeiten zu ermöglichen, hatte man sich im Lesesaal für die Kombination von Teppichboden und Kufenbestuhlung entschieden.

Im Lesesaal durchbrechen raumhohe Glaselemente die Backsteinarchitektur und sorgen mit elektrisch steuerbaren Massivlamellen für helle, freundliche Lichtverhältnisse.

Mit Vortragsreihen und Ausstellungen wandte sich das Archiv auch direkt an die Öffentlichkeit. Aus der für 1985 vorgesehenen Einstellung eines Archivpädagogen ist inzwischen ein fest etabliertes Arbeitsfeld geworden. Viele Themen haben seitdem nichts von ihrer Aktualität eingebüßt, einige aber haben sich stark gewandelt, wie z. B. die Datenverarbeitung.

Was im Bereich der Datenverarbeitung einmal möglich sein würde, war in der Planungsphase für den Neubau nicht zu überschauen. Die Vision, Archivalien EDV-gestützt erfassen zu können, ist heute in

der Datenbank des Hessischen Archiv- Dokumentations- und Informationssystems (HADIS) umgesetzt. Weltweit abrufbar stehen im Internet detaillierte Informationen über das Archivgut zur Verfügung. Regelmäßig werden dort auch Ankündigungen von Vorträgen und Ausstellungen des Hessischen Hauptstaatsarchivs und seiner Kooperationspartner eingestellt.

Zweimal jährlich erscheinen die „Archivnachrichten aus Hessen“ in analoger und digitaler Form.

Die Bearbeitung von schriftlichen Anfragen und die Speicherung dieser Korrespondenz erfolgt elektronisch über das Hessische Dokumentenmanagementsystem HeDok.

Archivierung und Nutzbarmachung maschinenlesbarer Daten waren zwar vor 25 Jahren angestrebt, doch verfügte man noch nicht über die erforderliche Infrastruktur. Inzwischen baut das beim Hessischen Hauptstaatsarchiv angesiedelte Team „Digitales Archiv“ diese für alle drei hessischen Staatsarchive auf. Künftig wird die langfristige Sicherung auch digitaler Daten aus der Verwaltung möglich sein. Damit wird gewährleistet, dass die Geschichte Hessens umfassend dokumentiert ist.

Zunehmend wird auch herkömmliches, analoges Archivgut digitalisiert und damit nicht nur gesichert sondern auch komfortabel zugänglich gemacht.

Der Lesesaal öffnet sich damit ins Virtuelle. Aus einem fürstlichen Geheimarchiv im Schatten der Macht ist der global zugängliche Servicedienstleister geworden, zum Nutzen der Forschung und zur Gewährleistung demokratischer Transparenz.