Ordnen und Verzeichnen: So wird Archivgut benutzbar

Archivgut bedarf einer fachgerechten Erschließung, um auf einfache und umfassende Weise benutzt zu werden. Zu den Kernaufgaben der Archivare gehört es daher, das Archivgut zu ordnen (klassifizieren), zu verzeichnen und einführend zu beschreiben.

Archivare haben es nicht mit einzelnen, für sich selbst sprechenden Unterlagen zu tun. Das Schriftgut, das sie übernehmen, ist stets in einem bestimmten Kontext entstanden, und sein Inhalt ist nur aus diesem gewachsenen Zusammenhang heraus verständlich. Archivgut von einer Herkunft (Provenienz) bildet daher in der Regel einen zusammengehörigen Bestand, der mit einer Signatur und einer Bestandsbezeichnung identifiziert wird. Der Bestand fügt sich seinerseits in die Tektonik ein, d. h. in die Struktur der Gesamtbestände eines Archivs. Beständeübersichten vermitteln dem Benutzer eine erste Orientierung über diese Gesamtbestände.

Die Archivalien eines jeweiligen Bestandes werden in einem Findmittel (Repertorium) genauer erschlossen. Dort finden sich vor allem Angaben zum Inhalt der Archivalien, zu deren Datierung bzw. Laufzeit und zu etwaigen Besonderheiten.

Die neueren Bestände werden in den hessischen Staatsarchiven in der Datenbank HADIS (= Hessisches Archivdokumentations- und Informationssystem) verzeichnet. Auch die Informationen der älteren Findmitteln werden laufend in die HADIS-Datenbank übernommen.

Teilweise werden schon heute die Daten aus elektronischen Aussonderungslisten der Behörden direkt in die archivischen Verzeichnungsdatenbanken importiert. Damit wird die Erschließung erleichtert und das Archivgut nach Ablauf der Sperrfristen schneller benutzbar.

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