Von der Verwaltungsakte zum Archivgut

Behörden, Gerichte und sonstige öffentliche Stellen des Landes dürfen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das zuständige Staatsarchiv die Übernahme ablehnt.

Die Staatsarchive beraten diese öffentlichen Stellen vorab bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen im Hinblick auf die spätere Archivierung. Umgekehrt beteiligen die öffentlichen Stellen die Staatsarchive bei der Einführung und Änderung technischer Systeme zur Erstellung und Speicherung von Unterlagen.

Der Aktenführungserlass vom 16. Mai 2007 (Staatsanzeiger Seite 1123) regelt die Verwaltung und Aussonderung von physischen und digitalen Aufzeichnungen bei den Dienststellen des Landes. In Anhängen zum Aufbewahrungserlass sind Aufbewahrungsfristen bei den Dienststellen (Anlage A) und Aussonderungsbestimmungen (Anlagen B und C) festgelegt.

Die öffentlichen Stellen bieten dem zuständigen Staatsarchiv alle auszusondernden Unterlagen mit Angabe des Aktenzeichens, einer kurzen Beschreibung des Inhalts und der Laufzeit an. Dazu dient die Aussonderungliste (siehe Muster zum Download).

Das Archiv erhält so eine Grundlage für die Bewertung der Archivwürdigkeit. Nach der Übernahme der Unterlagen ins Staatsarchiv dienen die Listen zunächst, bis zur archivischen Verzeichnung, auch als vorläufige Findmittel für Archivare und Benutzer. Mit der Übernahme ins Archiv werden die behördlichen Unterlagen zu Archivgut.

Informationen zur Archivwürdigkeit von Unterlagen erhalten Sie aus den Bewertungsmodellen, die z. B. für Amtsgerichte, Landgerichte, Staatsanwaltschaften, die Forstverwaltung sowie zu Personalakten vorliegen.

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