Hessen Logo Hessisches Hauptstaatsarchiv hessen.de| Inhaltsverzeichnis| Impressum| Kontakt| Hilfe

Anmelden

Digitale Aufzeichnungen

Digitale Unterlagen

Rechtsgrundlagen

Gemäß Hessischem Archivgesetz (§§ 2, 9 HArchivG) und dem Aktenführungserlass vom 14. Dezember 2012 gelten neben den physischen Unterlagen auch die digitalen Aufzeichnungen als öffentliches Archivgut und sind daher durch die hessischen Landesbehörden den zuständigen Staatsarchiven anzubieten.

E-Government

Seit den 1980er Jahren findet die Informationstechnologie in der Landesverwaltung immer breitere Anwendung. Durch die E-Government-Projekte der Landesregierung hat die Entwicklung in den letzten Jahren noch einmal erheblich an Dynamik gewonnen. Die Einführung eines einheitlichen Dokumentenmanagementsystems zur elektronischen Schriftgutverwaltung in den Verwaltungen des Landes und die Einrichtung verschiedenster Datenbanken führen zu einem effektiveren und transparenteren Verwaltungshandeln. Die neuen Technologien können aber auch den Verlust der daraus entstehenden archivwürdigen Daten bedeuten. Nicht nur die Erfüllung des Anspruchs der dauerhaften Aufbewahrung, sondern auch die Verknüpfung der papierbasierten und elektronischen Bestandteile einer Akte sind eine große Herausforderung für die Archive.

Das "Digitale Archiv"

Um die Archivierung und Erhaltung dieser Informationen sicherzustellen, haben die drei hessischen Staatsarchive Ende 2009 das "Digitale Archiv des Landes Hessen" eingerichtet. Dieses entwickelt Lösungsstrategien, die die dauerhafte Speicherung und die Anforderung an die Integrität (Unvervänderbarkeit der Archivalien), Authentizität (Archivalien stammen vom angegebenen Urheber), Vollständigkeit (keine Archivalien wurden nachträglich entfernt) und die Lesbarkeit (Archivalien können angezeigt und interpretiert werden) sicherstellen sollen. Bereits in der Behörde unterliegen die elektronischen Schriftstücke aus rechtlichen Gründen entsprechenden Aufbewahrungsfristen. Die Daten sind so zu erhalten, dass sie auch einige Jahrzehnte später ohne Informationsverlust durch die Staatsarchive ausgesondert werden können. Das Digitale Archiv berät die Landesdienststellen bei dieser Aufgabe. 

Übernahme und Bereitstellung

Um das gesamte Verwaltungshandeln dokumentieren zu können, müssen neben dem analogen Schriftgut auch sämtliche elektronische Unterlagen zu einem Vorgang übernommen werden. Dabei kann es sich um Fachanwendungen (Datenbanken), Unterlagen aus dem Dokumentenmanagementsystem (HeDok), Dateiablagen in Ordnersystemen, digitale Fotos oder anderes handeln. Das Staatsarchiv entscheidet, wie auch bereits bei analogem Schriftgut, welche Aufzeichnungen als archivwürdig eingestuft werden. Ausgewählte Daten werden im digitalen Magazin der Hessischen Staatsarchive gespeichert, um diese dann für den Besucher bereitzustellen und nutzbar zu machen. 

 

 

© 2014 Hessisches Hauptstaatsarchiv, Mosbacher Str. 55, 65187 Wiesbaden

Downloads

Links